четверг, 16 февраля 2012 г.

Успеть все!

Всем известно, что время - это наш самый главный капитал! Это единственный ресурс, который практически не купить за деньги. Это единственный ресурс, который достался всем поровну (вопрос только в том, как мы им пользуемся). Это единственный ресурс, который никто не может у вас украсть (ну, во всяком случае без вашего ведома :))
В общем, очевидно, что время - ценность. Но также очевиден и вопрос - а как этой ценностью грамотно распорядиться! Так, чтобы не потерять, а только приумножить :)
Как обычно, пару полезных приемов ("инструкция по применению времени" :) )

Вообще, похоже мне самой надо браться за time-management, вот на вдохновившем меня на эту статью семинаре Максима я была 2 февраля!!! А какое сегодня на дворе число???... выводы...

И тем не менее:

1. Не возможно грамотно распорядиться временем если у тебя нет четко сформулированных целей!

Помните Алису: "Куда мне отсюда идти? - спросила она Кота
— А куда ты хочешь попасть?
— А мне все равно, только бы попасть куда-нибудь.
— Тогда все равно куда идти. Куда-нибудь ты обязательно попадешь"
Как можно говорить, что время использовано бесполезно, потрачено даром, ушло в никуда, если мы сами никуда его и не направили!

Так что, первое - ставим четкие цели!
Что значит "четкие"? А это значит, отвечающие 5 требованиям: Ваши цели должны быть:
  • Specific (т.е. конкретными) - четко сформулирована
  • Measurable (т.е. измеримыми) - нужны конкретные параметры, по которым можно было бы отслеживать результат (нужны цифры :) )
  • Achivable (т.е. достижимыми) - нужна такая цель, которую Вы МОЖЕТЕ достичь, да, чуть-чуть поднапрячься, но достичь - похвалить себя - и поставить новую (зачем ставить не достижимую цель - чтобы потом разочаровываться???)
  • Result-oriented (т.е. ориентированными на результат) - зачем мы ставим цели, уж явно не из-за процесса их достижения, а из-за результатов, которые нам нужны. Так что определяем, что мы хотим, а уж как это получить мы потом в плане напишем :)
  • Timed (т.е. соотносимыми с конкретным сроком) - только пожалуйста, друзья, указывайте конкретное число или даже время, к которому цель должна быть достигнута! Поверьте, если просто написать летом, или в марте - то ВЫ НЕ СДЕЛАЕТ ЭТОГО НИКОГДА!
И распишите пожалуйста все Ваши цели: на следующие 20 лет, 10 лет, год, месяц, неделю, день. -  и именно в таком порядке! Сначала стратегия (куда идем), потом - тактика (как идем)

2. Определить приоритеты

А это что за зверь? Да все очень просто! Вот напишите все свои цели, потом выпишите все задачи стоящие перед Вами (да, кстати, это второе обязательное упражнение ;) ) и .... и поймете что у Вас огромный при огромный списко... и что делать?



А вот что - расставляем приоритеты. Как?

  • Выкидываем из полученного списка "мертвые задачи" - это те проекты, которыми уже и заниматься нет смысла, в которых отпала необходимость, которые не актуальны, или те, которые "перекрваются" какими-то другими задачами из Вашего списка
  • Оставшимся после "чистки" задачам выставляем приоритет по "важности-срочности" (думаю, это и так все знаю, но если что - см. картинку и пишите вопросы в комментариях). Кстати, я надеюсь, вы осознаете что концентрироваться надо на "Важных и не срочных задачах" - это залог Вашей эффективности :)

  • Теперь когда Вам понятно какие задачи более важные можно приступать к их выполнению. Но если важных задач у Вас много, примените к ним еще один фильтр - "критерии выбора действия в настоящий момент по Дэвиду Алену":
    1. Контекст (какие возможности для работы есть сейчас - делаем то, что можем)
    2. Время (сколько есть времени - делаем то, что успеваем)
    3. Энергия (самочувствие и работоспособность на настоящий момент - делаем то, что позволяют нам наши эмоции (не стоит разговаривать с людьми, когда Вам хочется кого-нибудь покусать - лучше займитесь документами :)),
    4. Приоритеты (что из прошедшего вышеуказанный отбор сейчас важнее).
3. Ко всем вновь входящим задачам применяем правило "Трёх гвоздей"

Что это за правило? Это замечательное правило, спасибо за которое мне очень хочется сказать Максиму!
Когда к Вам приходит новая задача / распоряжение / запрос - мысленно (а если хочется то и реально ;) ) пишите его на листочек и вешайте на гвоздик №1. И скорее забывайте о нем - оставляйте место для действительно важных задач!  Когда к Вам придет первое напоминание об этой задаче - перевесьте ее на гвоздь №2. И снова забудьте, она все еще не достойна Вашего внимания! После второго напоминания - перевешивайте ее на гвоздь №3. Можно уже на досуге подумать, как ее решать. А вот после третьего напоминания - приступайте к решению задачи! Фишка тут в том, что до гвоздя №3 доходит оочень не много задач! :)

Всегда помните про правило "Паретто-эффективности": 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий вы тратите практически в пустую. Кстати, Паретто-эффективность справедлива для всего, и для усилий, и для распределения дохода... И правило это с подковыркой, ведь 20% усилий, дающих 80% результата можно тоже разложить на 20% и 80%. Так что всего-то навсего нужно делать пару действий - но САМЫХ ВАЖНЫХ! Чтобы результаты были потрясающие - Увеличивайте свой КПД :)

4. Заведите себе списки

Один список - это дела на след.неделю (или в худшем случае, на завтра) - сюда пишем идеи и проекты, которыми надо заняться (мы об этом уже немного говорили)
Второй список (или списки) - Кайрос (название по Максу) - это список задач под конкретные обстоятельства. Какого-то рода задачи Вы можете решать только в особых условиях, ну например, выяснять что-то у клиента Вы можете только во время звонка ему (так что заводим Лист-Кайрос: "Звонок клиенту" и пишем туда все задачи, которые нужно будет решить, когда будем звонить клиенту, ну и т.п.)

5. Приучитесь задавать себя вопрос "Как я могу наиболее эффективно потратить время сейчас?"

Пожалуй, на сегодня хватит :)

С верой в Ваш успех!
Ваша Юлиана

(с) Я против того, чтобы Вы цитировали мой блог без ссылки на него!
Если Вам понравилось - поделитесь ссылкой с друзьями! А еще - вы всегда можете подписаться на обновления блога чтобы оставаться в курсе

8 комментариев:

  1. Я не знаю смогу ли я стать таким организованым человеком. У меня приоритеты всегда меняются со временем.

    ОтветитьУдалить
  2. Очень полезная статья. у меня всегда со временем проблемы.

    ОтветитьУдалить
  3. Согласна, что время - неоценимо. Есть еще одно сокровище - здоровье. И оно тоже неоценимо. Если нет здоровья, ничто не может радовать человека, он сосредоточен на болезни.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Можно просто сделать здоровье одной из своих целей и в соответствии с этим выстроить план и действовать ;) И тогда время и здоровье станут союзниками!

      Удалить
  4. Да, пора себя подредактировать, сажусь составлять план.

    ОтветитьУдалить
  5. Нужно менять свою жизнь. Обязательно займусь этим

    ОтветитьУдалить
  6. Спасибо вам за комментарии! :))) Очень рада, что мои рецепты полезны - это дает силы творить! :)))

    ОтветитьУдалить